Einführung der Faktura-Software

Die Einführung der Faktura-Software ist an bestimmte Systemvoraussetzungen gebunden, die sich zwischen den Anbietern unterscheiden. Diese sind zuerst zu prüfen. Darüber hinaus ist wie bei jeder neuen Software, die für einen Kernbereich Ihres Unternehmens implementiert wird, mit einer Schulungs- und Einführungsphase inklusive Zeitverzögerungen zu rechnen. Beachten Sie, dass ab Einführung der neuen Software nicht ein altes und ein neues System parallel laufen können. Ein weiterer wichtiger Punkt: Sämtliche Rechnungen seit der letzten Steuerabrechnung müssen in die neue Software übernommen werden. Wenn diese Rechnungen noch nicht komplett elektronisch vorliegen, müssen die Daten erfasst werden.

Auswahl der geeigneten Faktura-Software

Vor der Einführung des neuen Faktura-Systems steht dessen Auswahl, sicherlich der zeitaufwendigste Punkt. Hierzu ist eine Zeitspanne von rund vier Wochen einzuplanen, je nach Größe des Unternehmens und Komplexität der Vorgänge. Viele Faktura-Systeme bieten Vorsysteme oder Probeversionen an, in die man fiktive Rechnungen einbinden und damit die späteren Vorgänge simulieren kann. Es mag sich auf diese Weise herausstellen, dass ein System nicht so gut geeignet ist wie erhofft, das ist aber besser, als später mit einer unbefriedigenden Lösung zu leben.

Systemwechsel bzw. Neueinführung

Ein Systemwechsel ist beinahe so aufwendig wie die Neueinführung des Systems. Beziehen Sie daher in die Auswahl der Faktura-Software unbedingt die Kolleginnen und Kollegen ein, die später damit arbeiten werden. Wer noch nie mit Faktura-Software gearbeitet hat, wird sich mehrere Systeme anschauen. Einige ähneln sehr den bekannten Datenbanklösungen aus Excel, andere unterscheiden sich von diesen erheblich.

Vorhandene Daten übernehmen

Ideal ist es, wenn Datenstrukturen aus Excel-Tabellen implementiert werden können, allerdings müssen die Datensätze an die Bedingungen des Faktura-Systems meist angepasst werden. Diese Lösung kann dennoch die effizienteste sein. Lassen Sie sich das vom Anbieter der Software vorführen. Wenn Sie sicher sind, dass Sie einen Großteil Ihrer vorhandenen Daten in die Faktura-Software implementieren können, ist diese eine Top-Variante.

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