Faktura-Glossar: Begriff "Angebotssoftware"

Faktura Angebotssoftware

Kurzbeschreibung Angebotssoftware:

Eine Angebotssoftware erfasst innerhalb eines CRM-Systems alle Angebote, die vom Unternehmen an Kunden verschickt wurden. Sollte auf das Angebot eine Lieferung erfolgen und diese genau dem Umfang des Angebotes entsprechen, kann die Angebotssoftware mit der Rechnungssoftware verknüpft werden, was den Aufwand erheblich reduziert. ERP-Systeme nehmen so etwas vor, wenn Unternehmen sehr viele Waren vertreiben, bei denen das Angebot von der Lieferung selten abweicht oder Rabatte automatisch kalkuliert werden können. Darüber hinaus dient die Angebotssoftware innerhalb der CRM dazu, die bereits erstellten Angebote zu verwalten, ebenso die Reaktion darauf und gegebenenfalls die vorgenommenen Anpassungen. Sollten Lieferungen auf Bestellung erfolgen, ist es sehr nützlich, durch die Angebotssoftware das ursprüngliche Angebot parat zu haben, um bei der tatsächlichen Lieferung davon möglichst nicht abzuweichen.

Ausführliche Fachbeschreibung:

Besonders bei sehr großen Artikelbeständen und sehr vielen Kunden ist die Verwaltung ohne Angebotssoftware kaum zu bewältigen. Das hängt natürlich auch vom Verlauf des Geschäftes ab, das heißt, inwieweit überhaupt spezielle Angebote erstellt werden oder der Kunde aufgrund der von vornherein offerierten Angebote kauft. Im B2C-Bereich, etwa bei Onlineshops, ist eher Letzteres der Fall, hier ist also eine Angebotssoftware nicht unbedingt erforderlich. Rabatte werden automatisch, auch pro Kunde, kalkuliert (bei Bestellung in einem Wert von X erfolgt der automatische Rabatt).

Anders stellt es sich im B2B-Bereich dar, wo ebenfalls an viele Kunden sehr viele unterschiedliche Artikel verkauft werden, zum Beispiel Autoteile im Kfz-Handel, und Kunden bei Großbestellungen genau kalkulierte Rabatte erhalten. Das ist nur mittels der Angebotssoftware möglich und erwirtschaftet hierbei einen deutlichen Gewinn. Denn es werden die Bedürfnisse des Kunden, auch nach Rabatt, mit dem Lagerbestand und den (ebenfalls eventuell rabattierten) Einkaufsmöglichkeiten des Anbieters zusammengeführt. Im Einzelfall könnte das bedeuten, dass von der Schraubensorte XY noch so viel auf Lager ist, dass hier dem Kunden ein sehr großzügiger Rabatt gewährt wird, der das Gesamtangebot deutlich attraktiver macht. Die Angebotssoftware ermittelt diese Zusammenhänge. Wie vorn beschrieben macht das am ehesten Sinn, wenn innerhalb der Angebotssoftware CRM- und ERP-Systeme zusammengeführt werden.

Wesentliche Features

Das heißt, das wesentliche Feature einer Angebotssoftware ist die Kalkulation genau rabattierter Angebote an Großkunden, die größere und kleinere Stückzahlen aus einer breiten Artikelpalette in einer Bestellung zusammenfassen. Dass schließlich das Angebot auch exakt ausgewiesen und dem Kunden zugestellt wird, ist ein peripheres Feature, das man selbstverständlich voraussetzt. In der Großlagerwirtschaft sind heute die ERP-Systeme von Lieferanten und Produzenten oder Zwischenhändlern verknüpft, hier werden keine Briefe oder Mails verschickt, sondern jeder der beteiligten Partner sieht auf seinem eigenen Desktop das aktuelle Angebot, den möglichen Rabatt beziehungsweise die Reaktion des Kunden darauf. Die Angebote werden durch so eine Software sehr genau, Anbieter und Kunden sind nicht mehr auf Schätzungen oder "Bauchgefühl" angewiesen, die in modernen Märkten nicht nutzbar sind.