Faktura-Glossar: Begriff "Fakturierung"

Fakturierung

Kurzbeschreibung Fakturierung:

Fakturierung bezeichnet den Vorgang, Rechnungen, also Faktura, in die gesetzlich vorgeschriebene Form zu bringen. Wie das formal geschieht, ist dabei gleichgültig, es müssen lediglich alle vorgeschriebenen Inhalte der Faktura enthalten sein. Das sind sämtliche Angaben über Warenlieferungen oder Dienstleistungen, die dazu geforderten Geldbeträge, die Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung des ausstellenden Unternehmens und gegebenenfalls Zahlungsziele und Ratenzahlungsvereinbarungen. Da Fakturierung ein komplexer Vorgang sein kann, vor allem beim sehr umfangreichen geschäftlichen Vorgängen, existieren moderne Softwarelösungen, die den Vorgang der Fakturierung automatisieren.

Ausführliche Fachbeschreibung:

Mit Faktura-Programmen lassen sich Angebote erstellen, indem aus der Produktverwaltung die Artikel mit den Adressen aus der Kundenverwaltung verknüpft werden. Die Angebote können in verschiedenen Formaten (Word, PDF, ODT) ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden, auch ist es möglich, dass Kunden und Lieferanten direkt mit einem Unternehmen und dessen in die CRM- oder ERP-Software integriertem Fakturaprogramm vernetzt werden. Die Angebote des Fakturaprogramms werden mit den Rechnungen verknüpft.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die fortlaufenden Rechnungsnummern entsprechend einem Nummernkreis für bestimmte Bereiche erstellt das Fakturaprogramm automatisch, ebenso wird die Rechnung mit Steuernummer, Anschrift, Rechnungsbetrag, ausgewiesener Mehrwertsteuer, Rechnungsdatum und Lieferdetails versehen. Von allen Kunden, die im Datenstamm schon angelegt sind, werden die Informationen automatisch eingelesen. Dazu gehören auch Zahlungsarten, Zahlungsbedingungen, Rabatte und spezifische Preise für diesen Kunden. Solche Angaben sind manuell jederzeit zu ändern. Produkte übernimmt die Faktura aus der Produktverwaltung, wenn sie nicht frei erstellt werden sollen.

Daneben lässt eine Fakturasoftware immer Raum für Sonderpositionen, in welche Freitext, Überschriften und Zwischensummen einzutragen sind. Auch können für jede Position, jeden Artikel und jeden Kunden Sonderrabatte festgelegt werden. Die Faktura berechnet nach Erstellung eines Angebots für einen Kunden automatisch den Schlussrabatt. Weitere Vorlagen liefert die Faktura für werbliche Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine unter Integration des Firmenkopfes. Die Angebote werden automatisch oder manuell in die Rechnung überführt. Von jedem Teilvorgang aus ist die Belegkette (Vorgangshistorie) nachvollziehbar. Auch individuelle, angebotsunabhängige Rechnungen können mit einer Faktura jederzeit erstellt werden. Auch hier werden die Stammdaten automatisch aus der Artikel- und Kundendatenbank übernommen. Da sich Fakturaprogramme trotz ihrer Standardfunktionen voneinander unterscheiden, bieten die Hersteller Einstiegskurse aus der Software heraus an. Die Benutzerführung ist dabei intuitiv, Hilfe kann jederzeit (zum Beispiel über F1) aufgerufen werden. In ersten Schritten werden die Teilbereiche eines Fakturaprogramms erklärt wie Angebote, Rechnungen, Kunden- und Artikeldatenbank, bevor im Detail die Dokumentenerstellung und die Verknüpfung der Daten erklärt wird.