Faktura-Glossar: Begriff "Rechnungen"

Rechnungen

Kurzbeschreibung Rechnung:

Rechnungen werden nach einer erbrachten Warenlieferung oder Dienstleistung gestellt, sie sind die faktische, allerdings nicht die juristische Grundlage, damit die Leistungen oder Lieferungen bezahlt werden. Rechnungen müssen den Leistungsumfang, den genauen Preis inklusive der enthaltenen Mehrwertsteuer, das Zahlungsziel und den Zahlungsplan, die Anschrift und Steuernummer des ausstellenden Unternehmens und dessen Bankverbindung beinhalten. Gegenüber dem Finanzamt und bei Auseinandersetzungen über nicht erbrachte Zahlungen oder Leistungen bilden Rechnungen eine wichtige verwaltungstechnische Grundlage. Papiere, die den Zahlungs- und Leistungsverkehr lediglich belegen, wie Kontoauszüge, Lieferscheine oder Mahnungen, sind keine Rechnungen. Der Ausweis der Mehrwertsteuer ist in Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben, wenn dieser Ausweis fehlt, kann das rechnungsstellende Unternehmen die Mehrwertsteuer nicht geltend machen.

Webtipp: Die 15 notwendige Angaben auf einer Rechnung

Ausführliche Fachbeschreibung:

Rechnungen sind nicht unbedingt zum Beleg eines Kaufs erforderlich, in vielen Fällen wie im Einzelhandel erfolgt ein rechnungsloser Kauf, allerdings wird jeweils eine Quittung über die Bezahlung erstellt. Hier greift der Normalfall, dass Forderungen mit Entstehung fällig werden.

Reklamationen

Auch für Reklamationen müssen Rechnungen nicht unbedingt vorgelegt werden, sie können aber im Zweifelsfall nützlich sein. Es ist im Zivilrecht nicht ausdrücklich geregelt, dass ein Käufer einen Anspruch auf eine Rechnung hat, eben weil es viele Fälle gibt, in denen die Ausstellung höchst unpraktisch wäre. Dennoch dient eine ausgestellte Rechnung zur Begründung des sogenannten Schuldnerverzugs (§ 286 BGB). Dieser setzt mit dem Tag des Rechnungszuganges ein, die Bezahlung wird nach spätestens 30 Tagen fällig. Nach diesem Zeitpunkt können beispielsweise Verzugszinsen geltend gemacht und Mahnungen ausgestellt werden. Sollte eine Rechnung nicht zugegangen sein, kann im Streitfall der private Schuldner die Fälligkeit als aufgeschoben betrachten. Im Zahlungsverkehr zwischen Geschäftspartnern beginnt der Schuldnerverzug automatisch mit Erbringung der Leistung, auch ohne Rechnungsstellung. Die Rechnung ist daher vor allem zum Beleg gezahlter und vereinnahmter Umsatzsteuern zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Geschäftspartnern bedeutsam.

Nach § 14 UStG ist jedes Dokument, das dem Beleg über Leistungs- oder Warenlieferung dient und die Rechnungssumme, die Art der Leistung, die Anschrift des Rechnungsstellers, seine Steuernummer und die ausgewiesene Mehrwertsteuer enthält, eine Rechnung. Die Regelungen hierfür treffen die §§ 31 - 34 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung. Abgegrenzt davon werden Kontoauszüge, Mahnungen und Lieferscheine. Für die Rechnungsausstellung zwischen Unternehmern gilt, unabhängig vom Beginn der Zahlungsfrist, der Zeitraum von 6 Monaten nach Erbringung der Leistung. Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes muss der Rechnungsempfänger diese Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren. Auf diese Aufbewahrungspflicht muss ein Nichtunternehmer durch den rechnungstellenden Unternehmer auf der Rechnung hingewiesen werden. Rechnungen können auch elektronisch übermittelt werden, wenn die Sicherheit und Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet ist, zum Beispiel durch eine elektronische Signatur oder andere Verfahren des elektronischen Datenaustauschs. Wer gegen die Pflicht zur Rechnungsausstellung oder Rechnungsaufbewahrung verstößt, kann mit einer Geldbuße verfolgt werden, die bei Nichtunternehmern bis 500 Euro, bei Unternehmern bis 50.000 Euro betragen kann.