Faktura-Glossar: Begriff "Rechnungsprogramm"

Rechnungsprogramm

Kurzbeschreibung Rechnungsprogramm:

Ein Rechnungsprogramm erfasst alle hinsichtlich von Rechnungen bedeutsamen Daten und weist die enthaltene Mehrwertsteuer aus. Das Rechnungsprogramm listet dabei tabellarisch die Leistungen oder Waren und die zuzuordnenden Geldflüsse auf, durch das Rechnungsprogramm ist eine einfache Summierung möglich. Unternehmen verwenden von jeher ein Rechnungsprogramm, wie dieses auch immer beschaffen ist. Auch die tabellarische Auflistung aller Leistungen und der dazu gehörenden Geldsummen auf Papier ist ein Rechnungsprogramm. Seit Einführung von PCs an jedem Arbeitsplatz, also etwa seit den 1960er Jahren des 20. Jahrhunderts, existieren Tabellenkalkulationsprogramme, deren bekanntestes Excel unter Windows ist. Diese ermöglichen die Summierung von Einzelpositionen mit einem Mausklick und stellen auf diese Weise ein moderneres Rechnungsprogramm dar.

Ausführliche Fachbeschreibung:

Moderne Rechnungsprogramme werden meist speziell für bestimmte Unternehmensanforderungen gestaltet, wobei die Unternehmensgröße eine wichtige Rolle spielt. Es gibt Rechnungsprogramme für Freelancer, kleine Firmen mit bis zu rund 10 Mitarbeitern, KMU und große Organisationen. Auch die Zahl der Kunden und der Geschäftsvorgänge spielt für die Struktur von Rechnungsprogrammen eine Rolle, vor allem hinsichtlich der Größe enthaltener Datenbanken, aus denen Kundendaten eingelesen werden können.

Faktura als Freeware

Freewareprogramme erlauben oft nur das Einlesen von etwa 25 Datensätzen und das Erstellen von vielleicht fünf Rechnungen monatlich, während bei Premiumlösungen die Größe von Datenbanken ab einer bestimmten Preiskategorie unbegrenzt ist. Von diesen Differenzierungen abgesehen enthalten alle Rechnungsprogramme bestimmte Standards. Zu diesen gehören neben dem Erstellen der Rechnung nach den inhaltlichen Vorschriften gemäß Umsatzsteuergesetz auch das Mahnwesen, Debitoren- und Kreditorenverwaltung, die Verknüpfung mit dem Online-Banking, Lastschrifteinzug und Dauerauftragserfassung (Verknüpfung mit PIN/TAN-Programmen durch Unterstützung zum Beispiel von HBCI 2.2 oder DTAUS-Dateien) sowie Statistiken.

Weitere Funktionen sind die Erfassung von Zahlungseingängen, einzelner Artikelumsätze, des Lagerbestandes und der Zahlungen. Auch die Kundenverwaltung ist meist in ein Rechnungsprogramm integriert, womit dieses einen Teilbereich dessen enthält, was in CRM-Programmen komplett enthalten ist. Die Kunden werden in einer Datenbank erfasst, aus dieser heraus können die Rechnungen geschrieben und darüber ein Journal, aber beispielsweise auch Angebote erstellt und deren Bearbeitung verfolgt werden. Da über das Rechnungsprogramm ohnehin Kundenlisten existieren, bietet sich diese Verknüpfung an. Noch wesentlicher für ein Rechnungsprogramm sind mögliche Statistiken über Gesamt- und Artikelumsätze. Wenn Unternehmen sich für ein Rechnungsprogramm entscheiden, sind der Funktionsumfang und die mögliche Verknüpfung mit anderen Programmen von Anfang an ins Auge zu fassen.

Funktionen für große Unternehmen

Besonders Firmen mit einem sehr großen Artikel- und Kundenbestand sollten auf Funktionen wie die Lieferscheinerstellung und vor allem auf recht umfangreiche Datenbanken für Kunden- und Artikeldatensätze achten. Wer zum Beispiel einen Online-Shop für Geschenkartikel führt, kommt im Laufe eines Jahres schnell auf mehr als 20.000 Kunden und 100.000 Artikel und benötigt entsprechend umfangreiche Datenkapazität, mit der das Rechnungsprogramm verknüpft werden kann.