CRM-Glossar: Begriff "Rechnungssoftware"

Kurzbeschreibung Rechnungssoftware:

Eine Rechnungssoftware ist eine moderne Variante eines Rechnungsprogramms, in der bestimmte Funktionen implementiert sind. Die Rechnungssoftware weist automatisch die Mehrwertsteuer nach den entsprechenden Steuersätzen - 7 oder 19 Prozent (Deutschland 2011) - aus und summiert automatisch Rechnungsbeträge. Darüber hinaus ist eine Rechnungssoftware imstande, Rechnungen zu kontieren, das heißt, Einzelvorgänge bestimmten betrieblichen Prozessen zuzuordnen. Das können Warenlieferungen, Gehaltsabrechnungen, Miet- und Stromrechnungen, Fuhrparkrechnungen oder Provisionsabrechnungen sein. Auch kann die Rechnungssoftware die Rechnungen innerhalb bestimmter Zeitabschnitte kontieren, da manche Rechnungen monatlich, manche quartalsweise und manche jährlich bezahlt werden.

Ausführliche Fachbeschreibung:

Es gibt für die Rechnungssoftware viele Freewareprogramme, die unter Umständen für Freelancer und kleine Unternehmen genügen können. Entscheidend ist hierbei der Umfang der angebundenen Datenbanken. Eine Rechnungssoftware erstellt nicht nur das Dokument für eine einzelne Rechnung, sondern liest grundsätzlich die Daten hierfür aus den zwei Hauptdatenbanken für die Artikel/Leistungen und die Kunden aus.

Überwachung der Zahlungseingänge

Darüber hinaus überwacht sie Zahlungseingänge und nimmt eine Debitoren/Kreditorenverwaltung vor. Auch kleinere Unternehmen können mit sehr vielen Vorgängen konfrontiert werden, wenn sie zum Beispiel sehr viele kleinpreisige Artikel an sehr viele Kunden verkaufen. Den meisten Onlineshops geht es so. Diesen Unternehmen ist zu einer kostenpflichtigen Rechnungssoftware zu raten, die Datenbestände im fünf- bis sechsstelligen Bereich verarbeitet, unter Umständen auch ohne Limit. Bei der Auswahl einer Rechnungssoftware ist dies das erste, entscheidende Kriterium. Weitere Features einer Rechnungssoftware sind eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die doppelte Buchführung (Bilanz und GuV), Offene-Posten-Verwaltung, Mahnwesen und Auswertungen.

Mit Betriebsprüfung

Ein Betriebsprüfermodus (GDPdU) ermöglicht das Überstellen der internen Buchführung an das Finanzamt. Vom Kalenderjahr abweichende Wirtschaftsjahre werden automatisch erfasst, die Dauerfristverlängerung beantragt, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Anlage EÜR per ELSTER vorgenommen. Die Rechnungssoftware ermöglicht die Wahlmöglichkeit zwischen der Soll- oder Ist-Versteuerung, über einen Saldenvortragsassistenten den einfachen Saldenvortrag, eine automatische Kontenplan-Aktualisierung, die Erstellung von Bildschirmlisten und Bildschirmberichten und deren Druck und Export. Über eine Schnittstelle ist die Übermittlung von Bilanzdaten zu einem Steuerbüro möglich, Schnittstellen für den Datenexport oder -import existieren zu den Programmen DATEV und ASCII oder anderen Standardprogrammen.

Rechnungssoftware für bestimmte Branchen

Für bestimmte Berufe stellt eine Rechnungssoftware spezielle Kontenrahmen bereit, die DATEV-kompatibel sind. Handwerker, Hotels und Gaststätten, Ärzte und Apotheker, Handelsbetriebe, die Industrie oder die Land- und Forstwirtschaft arbeiten mit höchst unterschiedlichen Kontierungen, die in einer Rechnungssoftware als Standard vorgegeben sein können, sodass die aufwendige Einrichtung entfällt. Für die unterschiedlichen Anforderungen können entsprechend angepasste Buchhaltungsmasken eingerichtet werden, es werden automatisierte Buchungsvorlagen inklusive Monatsabschluss angeboten. Wesentlich dürfte auch sein, wie viele Buchungen jährlich vorgenommen werden können. Einige Programme werben mit 10.000 Buchungen pro Jahr, das kann unter Umständen zu wenig sein. Hier muss ein Unternehmen vorab interpolieren. Wenn ein Onlineshop 5.000 Kunden hat, die im Jahr nur 3 Artikel bestellen, reichen 10.000 Buchungen schon nicht mehr.