Faktura Ratgeber: Die 10 wichtigsten Fragen bei der Auswahl eines Faktura-Systems

1. Welche Vorteile bringt das neue System zu welchem Preis?

Hierbei ist nicht allein das Preis-Leistungs-Verhältnis maßgebend, sondern vor allem, ob eine tatsächliche Effizienzsteigerung erzielt und wie diese berechnet wird. Oberflächlich betrachtet wird die Arbeitszeit der Buchhaltung eingespart, der Unternehmer mag das an einigen Arbeitsstunden monatlich festmachen. In Wahrheit hilft Faktura Ordnung in die Rechnungsführung zu bringen, was große Geldsummen sparen kann. Denn durch mangelhafte Rechnungen entstehen Verluste, Steuernachforderungen und nicht geltend zu machende Steuererstattungen.

2. Welche Lösung ist hat die passende Größe?

Die meisten Fakturierungs-Systeme bemessen sich in der Größenordnung nicht nach Arbeitsplätzen (wie etwa CRM-Systeme), sondern nach Art und Umfang der Rechnungen. So kann ein Einzelhändler oder Online-Shop, der mit sehr wenigen Mitarbeitern Tausende von Kleinartikeln vertreibt, durchaus eine größere Fakturierungs-Software benötigen als ein größeres Unternehmen mit höheren Umsätzen und mehr Mitarbeitern, aber weit weniger geschäftlichen Vorgängen. Das ist zwar nicht die Regel, aber möglich. Es gibt zum Beispiel Immobilienfirmen, die wenige sehr teure Einzelobjekte vermarkten. Hier fließen hohe Umsätze, die mit sehr wenig Rechnungsaufwand gehandelt werden.

3. Wie gut ist die Lösung in die vorhandene Software zu implementieren?

Eigentlich müsste es umgekehrt heißen: Wie gut sind die bereits erfassten Daten in die Fakturierungs- Software zu implementieren. Je einfacher, desto besser, aber auch: je mehr Daten vorhanden, um so notwendiger. Ein Warenlager mit sehr vielen Einzelpositionen und jeweiligen Rechnungen ist erschlagen, wenn die alten Daten neu erfasst werden müssen. Das ist nicht zu schaffen, hier würde Schaden entstehen. Für solche Unternehmen ist dieser Punkt - die problemlose Migration alter Datenbestände - sogar prioritär.

4. Wie gut werden die Mitarbeiter das neue System beherrschen?

Eigentlich sollte man das verlangen und voraussetzen, aber es ist nicht zu erzwingen. Wenn Sie Ihre Buchhalterin auf einen SAP-Lehrgang schicken müssen und diese das neue System hinterher trotzdem nicht versteht, können Sie mit der Software nichts anfangen. Auch hier würde Schaden entstehen - und zwar mit 100-prozentiger Sicherheit. Daher müssen die Mitarbeiter bei der Auswahl des Systems mit einbezogen werden.

5. Wie lange dauert die Implementierung des Faktura-Systems?

Sie können sich leisten, etwa zwei bis drei Wochen ein altes und ein neues System parallel laufen zu lassen und alte Daten während des Betriebes zu übertragen, länger auf gar keinen Fall. Eigentlich sollte es mit dem neuen Faktura-System überhaupt keine parallelen Vorgänge alt - neu mehr geben. Wenn absehbar ist, dass die Einführung länger als 14 Tage dauern könnte, ist das ein K.o.-Kriterium. Es gibt Systeme, die als Freeware downzuloaden sind, kleinere Lösungen, aber im Prinzip sofort anwendbar. Das ist der Maßstab.

6. Wie gut ist die Unterstützung durch die Software-Firma?

Vorbildliche Anbieter stellen Probeversionen zum Testen bereit und erklären diese auch kostenlos. Ebenfalls garantieren sie Schulung und Support, während der Implementierung im Prinzip nonstop. Wenn das nicht von Anfang an feststeht, suchen Sie sich einen anderen Anbieter. Die Fragen tauchen in den ersten 10 bis 14 Tagen auf, in dieser Phase muss die Softwarefirma rund um die Uhr für Sie bereitstehen.

7. Ist das System erweiterungsfähig?

Vielleicht werden Sie demnächst expandieren, auch ins Ausland, wo es andere Rechnungsvorschriften gibt. Darüber hinaus muss das System dann über andere Sprachversionen verfügen. Auf jeden Fall werden Sie in näherer oder ferner Zukunft Ihr Angebot und Ihre Strukturen veränderten Marktverhältnissen anpassen. Das System muss sich auch anpassen können.

8. Kaufen Sie eine Lizenz?

Wenn ja, wie lange ist diese gültig? Was passiert mit der Lizenz, wenn Ihr Anbieter vom Markt verschwindet? Gibt es ein Mutterunternehmen, das für die vertriebene Software weiterhin Support anbietet?

9. Erhalten Sie eine Servicevertrag?

Vor allem: Brauchen Sie diesen? Oder ist das Faktura-System so beschaffen, dass Sie nach der Implementierung auf lange Sicht keine Unterstützung mehr benötigen? Ist die Software robust? Vielleicht sind cloud-basierte Lösungen vorzuziehen, hier stützt das gesamte Netz Ihre Software. Man muss sich nur daran gewöhnen, seine Rechnungen durch das Netz zu schicken. Damit zusammen hängt der letzte Punkt:

10. Wie hoch ist die Datensicherheit?

Rechnungen, Lieferscheine und Angebote sind wirklich sensible Informationen, ein Hackerangriff oder ein Virus trifft Sie in so einem Fall sehr empfindlich. Für die Datensicherheit einer Software gibt es stets Referenzen, die meisten Lösungen implementieren einen der großen Security-Anbieter wie Symantec, Mcafee, Kaspersky oder Panda AV.