Faktura Ratgeber: Einführung einer Faktura-Software mit Unterstützung durch ein IT Consulting Unternehmen

Die Einführung einer Faktura-Software ist nicht einfach, vor allem wenn sie - was regelmäßig der Fall ist - im laufenden Geschäftsbetrieb erfolgt. Es empfiehlt sich daher die Unterstützung von IT Consultern, die solche Dienstleistungen anbieten. Diese sorgen für eine rasche Implementierung, die Datenübernahme aus dem alten System und die nötige Schulung der Mitarbeiter. Ab Einführung der neuen Software muss mit ihr gearbeitet werden, ein Parallelbetrieb zweier Systeme ist nicht möglich.

Welche Unterstützung bietet der IT-Dienstleister an?

Zu den Kernbereichen des IT-Consulting sollten die (kostenlose) Beratung zu einem passenden System, dessen Auswahl und Implementierung, der Datentransfer und die Schulung der Belegschaft gehören. Nur in diesem Gesamtpaket macht das Consulting wirklich Sinn. Wenn ein IT Consulting Unternehmen ein entsprechendes Angebot unterbreitet, ist sicher der Preis für dieses Paket entscheidend, der per se von den Anforderungen an das System, der Menge der zu übernehmenden Daten und der Größe der Belegschaft abhängen sollte. Firmen, die sich entsprechende Dienstleistungsangebote von IT-Consultern einholen, müssen daher ihre Anforderungen an das Consulting von vornherein präzise formulieren und sie gleichzeitig (!) mehreren Anbietern zukommen lassen. Das ist recht essenziell, denn die Praxis zeigt allzu oft, dass ein Dienstleister angefragt wird, dieser die Kommunikation aufnimmt und von sich aus auf bestimmte Problemstellungen hinweist. Erfreut nimmt der IT-Verantwortliche des anfragenden Unternehmens diese Hinweise in seine Auftragsbeschreibung auf und offeriert sie dem nächsten angefragten Consulter, der daraufhin ein viel präziseres Angebot erstellen kann. Das ist dem ersten Kollegen gegenüber nicht fair, zudem verpasst das Auftragsunternehmen möglicherweise das beste Angebot. Allein für die Auswahl einer geeigneten Software benötigen die meisten Firmen bei intensiver Recherche und mithilfe des Consultings rund vier Wochen. Die Erstanfrage an den Consulter sollte daher beinhalten:
  • Größe des Unternehmens nach Umsatz, Kunden- und Mitarbeiterzahl
  • ungefähre Datenmenge insgesamt und pro Zeiteinheit (insgesamt 2 Millionen Datensätze, jährlich 10.000 neue Datensätze, täglich 500 und so fort)
  • bisher verwendete Software und/oder Arbeitsabläufe
  • Zeitressourcen des eigenen Unternehmens, Kenntnisstand der eigenen Mitarbeiter
  • gegebenenfalls eine Budgetgrenze
Ein kompetenter IT-Consulter erstellt daraufhin ein recht präzises Angebot und weist auf die Stellen hin, an denen es teurer als geplant werden könnte - etwa bei Schwierigkeiten im Datentransfer von alt auf neu oder bei längeren (notwendigen) Schulungen.

Wichtige Fragen an das IT-Consulting

Die wichtigsten Fragestellungen sind die nach den Vorteilen eines neuen Systems gegenüber der Vorgängerversion in Relation zu den Investitionskosten. Ein Consulter sollte das erklären können, und zwar für mehrere Systeme, die er selbst nicht vertreibt. Hierbei muss eine deutlich erhöhte Effizienz durch das Nachfolgesystem sichtbar werden, einige eingesparte Buchführungsstunden genügen nicht. Moderne Fakturalösungen beherrschen allerdings verknüpfte Programmlösungen, die tatsächlich zu sehr großen Erleichterungen führen. Die richtige Größe für das Unternehmen ist ebenfalls ausschlaggebend, sie darf nicht überdimensioniert, muss aber zukunftsfähig sein. Faktura-Systeme erhalten ihre Dimension nach Artikel- und Rechnungsanzahl, weniger nach der Zahl der Mitarbeiter. Onlineshops mit einem Mitarbeiter in der Buchhaltung können Zehntausende verschiedener Artikel vertreiben, welche die Faktura erfassen muss. Essenziell bei der Beurteilung der neuen Software wie des Consultings ist die Datenübernahme. Moderne Systeme sind prinzipiell migrationsfähig, eine Neuerfassung von Daten muss auszuschließen sein. Wenn ein Consulter das nicht zusichern kann, wäre er nicht der richtige Ansprechpartner. Die Verluste durch verlorene Daten bei der Einführung einer neuen Faktura-Software sind praktisch nicht mehr wettzumachen. Es können Steuernachforderungen entstehen, Kündigungen von Stammkunden und andere GAUs.