Eine Rechnung muss bestimmte Angaben pflichtgemäß enthalten, sonst wird sie vom Finanzamt nicht
anerkannt. Das Wichtigste ist der Ausweis der
Mehrwertsteuer.
In welcher Form die Angaben auf der Rechnung auftauchen, ist nicht erheblich. Rechnungsvorlagen
finden Sie unter anderem hier:
Alles Übrige wie Adresszusätze (Telefon, E-Mail, Webseite) sind nicht zwingend, nicht einmal Stempel
und Unterschrift.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Umsatzsteueridentifikationsnummer kann online beantragt werden, sie wird unabhängig vom
Wohnort vergeben, was eine Entlastung bei Wohnortwechsel und Auslandsgeschäften darstellt. Eine
vollautomatisierte Beantragung ist hier möglich:
Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz unter 17.500 Euro sind von der Umsatzsteuer befreit, können
diese aber auch bei ihren eigenen Ausgaben nicht geltend machen. Wenn das der Fall ist, muss das auf
der Rechnung vermerkt werden. Hier lauert übrigens eine Falle für Unternehmer, die freie Mitarbeiter
beschäftigten. Diese erhalten bisweilen eine Zeit lang Umsatzsteuer vom Unternehmer, nehmen dann
aber aufgrund schwacher Umsätze die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch und teilen dies
dem Unternehmer möglicherweise nicht mit. Wenn der Unternehmer weiter die Mehrwertsteuer in
gutem Glauben auszahlt und als Vorsteuer geltend macht, wird das Finanzamt bei einer Steuerprüfung
dem Unternehmer den Umsatzsteuerabzug verweigern und nachträglich den Vorsteuerabzug vom
Unternehmer zurückverlangen. Dieser kann sich dann nur bei seinen Mitarbeitern auf zivilrechtlichem
Wege schadlos halten. Die günstigste Lösung ist in solchen Fällen, sich von den Mitarbeitern jährlich
schriftlich ihren Status - mit oder ohne Umsatzsteuer nach Kleinunternehmerregelung - bestätigen zu
lassen.
Rechnungen unter 150,- €
Rechnungen unter dem Kleinbetrag von 150,- EUR brutto müssen nur folgende Angaben enthalten:
Leistendes Unternehmen: Name und Anschrift
Ausstellungsdatum
Art und Menge der Leistung oder der gelieferten Gegenstände
Rechnungsbetrag und jeweiliger Steuersatz (also Bruttobetrag inklusive zum Beispiel 19 Prozent
Mehrwertsteuer)
Wenn bei größeren Bestellungen von Büromaterial oder Ähnlichem die 150 Euro überschritten werden,
muss auf der vollständigen Rechnung, wie oben dargestellt, bestanden werden.
Achtung bei falschen Rechnungen
Bei der Rechnungsstellung geht es im Prinzip um den durchlaufenden Posten der Mehrwertsteuer.
Falsche Rechnungen führen zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt. In dieser Frage
gibt es auch kein Pardon, weshalb hier auf größte Genauigkeit geachtet werden muss.
