Faktura Ratgeber: Rechnungsvorlagen

Faktura Rechnungsvorlagen
Eine Rechnung muss bestimmte Angaben pflichtgemäß enthalten, sonst wird sie vom Finanzamt nicht anerkannt. Das Wichtigste ist der Ausweis der Mehrwertsteuer. In welcher Form die Angaben auf der Rechnung auftauchen, ist nicht erheblich. Rechnungsvorlagen finden Sie unter anderem hier:
http://www.rechnung-schreiben.org


Pflichtangaben

Folgende Pflichtangaben gehören in jede Rechnung:
  • einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungssteller (Unternehmer): Name und Anschrift, Steuernummer entweder als xxx/xxx/xxxxx oder als Umsatzsteueridentifikationsnummer DExxxxxxxxx
  • Leistungsempfängers: Name und Anschrift
  • Ausstellungsdatum = Rechnungsdatum
  • Zeitraum der Leistung oder Zeitpunkt der Lieferung
  • Dienstleistungen oder Produkte in Menge und Art
  • Nettobetrag der Lieferung oder Leistung
  • Mehrwertsteuersatz 19 oder 7 Prozent (Deutschland 2011), nomineller Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • vereinbarte Entgeltminderung, falls vorab vereinbart (Rabatt)
  • Ratenzahlungsvereinbarung
Eine umfängliche Darstellung der Rechnungspflichten finden sich im § 14 UStG hier:
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
Alles Übrige wie Adresszusätze (Telefon, E-Mail, Webseite) sind nicht zwingend, nicht einmal Stempel und Unterschrift.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer kann online beantragt werden, sie wird unabhängig vom Wohnort vergeben, was eine Entlastung bei Wohnortwechsel und Auslandsgeschäften darstellt. Eine vollautomatisierte Beantragung ist hier möglich:
http://www.bzst.de

Vorsicht bei Umsatzsteuerbefreiung

Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz unter 17.500 Euro sind von der Umsatzsteuer befreit, können diese aber auch bei ihren eigenen Ausgaben nicht geltend machen. Wenn das der Fall ist, muss das auf der Rechnung vermerkt werden. Hier lauert übrigens eine Falle für Unternehmer, die freie Mitarbeiter beschäftigten. Diese erhalten bisweilen eine Zeit lang Umsatzsteuer vom Unternehmer, nehmen dann aber aufgrund schwacher Umsätze die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch und teilen dies dem Unternehmer möglicherweise nicht mit. Wenn der Unternehmer weiter die Mehrwertsteuer in gutem Glauben auszahlt und als Vorsteuer geltend macht, wird das Finanzamt bei einer Steuerprüfung dem Unternehmer den Umsatzsteuerabzug verweigern und nachträglich den Vorsteuerabzug vom Unternehmer zurückverlangen. Dieser kann sich dann nur bei seinen Mitarbeitern auf zivilrechtlichem Wege schadlos halten. Die günstigste Lösung ist in solchen Fällen, sich von den Mitarbeitern jährlich schriftlich ihren Status - mit oder ohne Umsatzsteuer nach Kleinunternehmerregelung - bestätigen zu lassen.

Rechnungen unter 150,- €

Rechnungen unter dem Kleinbetrag von 150,- EUR brutto müssen nur folgende Angaben enthalten:
  • Leistendes Unternehmen: Name und Anschrift
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der Leistung oder der gelieferten Gegenstände
  • Rechnungsbetrag und jeweiliger Steuersatz (also Bruttobetrag inklusive zum Beispiel 19 Prozent Mehrwertsteuer)
Wenn bei größeren Bestellungen von Büromaterial oder Ähnlichem die 150 Euro überschritten werden, muss auf der vollständigen Rechnung, wie oben dargestellt, bestanden werden.

Achtung bei falschen Rechnungen

Bei der Rechnungsstellung geht es im Prinzip um den durchlaufenden Posten der Mehrwertsteuer. Falsche Rechnungen führen zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt. In dieser Frage gibt es auch kein Pardon, weshalb hier auf größte Genauigkeit geachtet werden muss.

Videotipp zum Ratgeber "Rechnungsvorlagen"